個人で事業を営んでいたり会社を経営していれば、カフェのコーヒー代や接待交際費など様々な経費が発生すると思います。
そのときに受け取った領収書ですが、確定申告後7年間の保存義務が課せられています。
そのため捨てることができない領収書たちですが、気がつくと机の引き出しの中で山になっているのではないでしょうか。
この記事では、ゴチャゴチャになりがちな領収書の整理方法についてご紹介していきます。
Contents
なぜ領収書の整理が必要か
「そもそもなぜ領収書を整理しといた方がいいの？」と疑問に思う方がいるかもしれません。
たしかに領収書は必ずしも整理しなければならないわけでなく、極端なケースだとダンボールの中に1年分の領収書をガサッとためて保存しても構いません。
しかし領収書がキレイに整理整頓されていると、以下のような良いことがあるのです。
記帳漏れが起こりにくい
私の場合、領収書を貯めておくための小さな箱を用意しており、1~2週間に一度の頻度で溜まった領収書の整理をしています。
そして整理が終わると、その分をまとめて記帳を行います。
基本的に領収書の数が記帳する仕訳の量と一致するので、記帳漏れを起こす頻度が少なくなるのです。
仮に仕訳に漏れている領収書があれば、その分の経費が損金に算入されないことで支払う税金額が多くなり、損してしまうことになります。
したがって、税金を損しないためにも領収書を整理しておくことは重要です。
仕訳のチェックにも利用可能
私は一ヶ月分の領収書の整理と記帳を終えたた後に、仕訳帳をPDF出力して整理した領収書と突き合わせ金額の確認をしています。
領収をを概ね時系列に沿って整理するため、このようなチェックが可能となるのです。
手入力で入力した仕訳など、意外と間違っていることもあります。
領収書を整理しておけば、手間も少なく仕訳の確認ができるのです。
税務調査の際に、慌てなくていい
会社に利益が出てくると数年に一度、税務署から税務調査が行われることがあります。
領収書を整理していない場合、税務調査が決定後に慌てて領収書の整理を行うケースも多いのではないでしょうか。
税務調査決定後に慌てなくていいように、日頃から整理しておくともしものときが楽になります。
また調査官にとっても、領収書がキチンと整理された事業所は良い心証を持てるのではないでしょうか。
領収書の整理に必要なもの4点
領収書の整理といっても特別な道具が必要なわけではなく、日常的に周りにある道具で整理可能です。
私が領収書の整理に利用している道具が以下の写真となります。
■コピー用紙
■穴開けパンチ（2穴）
■スティックのり
■2穴ファイル
コピー用紙
領収書がたくさん貼れるように、B5サイズよりもA4がオススメです。
また、ルーズリーフのように最初が穴が開いているものでもいいのですが、用紙1枚あたりの価格が高くなるため、オススメしません。
後述しますが、自分でパンチで穴を空ける方がコスパ最強です。
穴空けパンチ（2穴）
コピー用紙に穴を開ける用のパンチです。
私はもともと家にあったものを利用していますが、領収書の数が多い場合は、一度に多くの紙に穴を空けることができるパンチがいいですね。
スティックのり
領収書をコピー用紙に貼るための、のりです。
私はスティックのりを使用していますが、テープのりなど好みにあったものを使えばいいと思います。
2穴ファイル
最後に領収書を貼ったコピー用紙を閉じておくためのファイルになります。
ファイルと言えばキングファイルが真っ先に思い浮かびますが、厚さやデザインなどお好みのものを選べばいいでしょう。
領収書整理の流れ
私は以下のような手順で、領収書の整理を行っています。
コピー用紙に穴を空ける
コピー用紙にパンチで穴を空けます。
領収書を貼る
のりを使って領収書を貼っていきます。
なるべく時系列順になるように意識して貼っていきます。
また仕訳入力後、仕訳日として登録した日付を領収書の上にメモってます。後々の検索性を向上させるためです。
※見えやすいように、画像を大きめにしております。
ファイルする
貼り終えたら、ファイルに綴じていきます。
月ごとにインデックスをつけて、分かりやすくしてもいいですね。
また領収書の量に応じてファイルの大きさを変更したり、月ごとにファイルを分けてみたりとお好みでファイリングしましょう。
さいごに
以上が、私が行っている領収書の整理方法でした。
私はキチンと整理されたファイルが並んでいると、心もスッキリする気がします。
一方で机の上がゴチャゴチャすると、仕事に対するモチベーションも低くなってしまいます。
常に気持ちの良い環境で仕事に向かうためにも、ぜひ領収書の整理にトライしましょう！
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